Archiver les pièces justificatives

Toute entrée ou sortie d'argent doit être justifiée par un document A4, conservé dans un cahier ou classeur, par année scolaire bien identifiée. Ces documents doivent être archivés 10 ans et cela vaut pour les chèques (banque) et les espèces (caisse).

Ces pièces justificatives peuvent être :

• une facture originale ou un duplicata (pas de photocopie),
• un ticket de caisse (de préférence agrafé sur formulaire de pièce justificative au format A4)
• la copie d'un bordereau de remise de chèques,
• un justificatif de régie d'avance,
• le bordereau de collecte enseignant.e (fiche récapitulative de collecte d'argent par action) de chaque collègue, (version modifiable à pré-remplir).
• ou très exceptionnellement une pièce justificative faite par vos soins suite à un achat sans facture (troc et puces...).
• une lettre de désistement dans le cas d'un chèque égaré par son destinataire. Dans ce cas, le destinataire vous envoie une lettre de désistement et vous pouvez refaire un nouveau chèque.

Par exemple :
La première ligne de votre cahier de comptabilité correspond au règlement de vos agendas coopératifs. La PJ porte le numéro 1.
La facture de ces agendas, portant le numéro 1 que vous avez rajouté bien visiblement, se trouve en première page du cahier ou classeur de comptabilité de l'année.

La deuxième ligne de votre cahier de comptabilité correspond à une remise de chèques suite à la vente de vos calendriers OCCE. Chacune des 4 classes de l'école a remis son "bordereau de remise de chèques ou d'espèce" complété ainsi que la somme collectée. A chaque fois, des chèques et des espèces ont été collectés.

Pour faire une remise globale par action (conseillé si vous voulez faire le bilan de chaque action), agrafer ensemble les bordereaux de chaque classe. Sur le premier, indiquer PJ 2 bien visiblement ainsi que la somme des 4 bordereaux. Dans Retkoop, rentrer les sommes en entrée banque (pour les chèques)/ entrée caisse (pour les espèces) et le total en "vente d'objets".

Dans Retkoop, on reprend le numéro de chaque pièce justificative dans la colonne PJ..

Tenir le cahier d'inventaire

On appelle "bien durable", un bien qui a une durée de vie supérieure à un an. Dés que vous ventilez une ligne dans la colonne "biens durables" de Retkoop, elle s'ajoute à votre cahier d'inventaire Retkoop.

Par exemple :
Achat de 2 appareils numériques pour le journal scolaire en mars 2021.
La facture de ces appareils est classée dans les PJ. Dans Retkoop, vous allez noter cette dépense dans la colonne 6800 : biens durables.
En cas de dommage causé à l'un de ces appareils, vous retrouverez facilement la facture pour la déclaration de sinistre.

Ce cahier d'inventaire se conserve d'une année sur l'autre et est complété au fur et à mesure des achats.