Archiver les pièces justificatives

Toute entrée ou sortie d'argent doit être justifiée par un document A4, conservé dans un cahier ou classeur, par année scolaire bien identifiée. Ces documents doivent être archivés 10 ans et cela vaut pour les chèques (banque) et les espèces (caisse).

Ces pièces justificatives peuvent être :

Par exemple :
La première ligne de votre cahier de comptabilité correspond au règlement de vos agendas coopératifs. La PJ porte le numéro 1.
La facture de ces agendas, portant le numéro 1 que vous avez rajouté bien visiblement, se trouve en première page du cahier ou classeur de comptabilité de l'année.

La deuxième ligne de votre cahier de comptabilité correspond à une remise de chèques suite à la vente de vos calendriers OCCE. Chacune des 4 classes de l'école a remis son "bordereau de remise de chèques ou d'espèce" complété ainsi que la somme collectée. A chaque fois, des chèques et des espèces ont été collectés.

Pour faire une remise globale par action (conseillé si vous voulez faire le bilan de chaque action), agrafer ensemble les bordereaux de chaque classe. Sur le premier, indiquer PJ 2 bien visiblement ainsi que la somme des 4 bordereaux. Dans Retkoop, rentrer les sommes en entrée banque (pour les chèques)/ entrée caisse (pour les espèces) et le total en "vente d'objets".

Dans Retkoop, on reprend le numéro de chaque pièce justificative dans la colonne PJ..

Tenir le cahier d'inventaire

Vous pouvez y ajouter la page « inventaire » où sont enregistrés au fur et à mesure vos achats de biens durables pour la coop.

Par exemple :
Achat de 2 appareils numériques pour le journal scolaire en mars 2021.
La facture de ces appareils est classée dans les PJ. Sur le cahier d'inventaire, vous pouvez noter vos 2 appareils photo, en indiquant la date d'achat et le numéro de PJ.
En cas de dommage causé à l'un de ces appareils, vous retrouverez facilement la facture pour la déclaration de sinistre.

Cette page inventaire se conserve d'une année sur l'autre et est complétée au fur et à mesure des achats.